Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w systemie zarządzania osiedlem. Zapoznaj się z nią, aby dowiedzieć się, jakie dane zbieramy i w jaki sposób je chronimy.
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie:
Administrowanie wspólnotą mieszkaniową, komunikacja z mieszkańcami, organizacja zebrań i głosowań.
Naliczanie opłat, księgowanie wpłat, prowadzenie ewidencji należności i generowanie raportów finansowych.
Zbieranie odczytów, obliczanie zużycia mediów, rozliczanie kosztów wody i innych mediów.
Zdjęcia liczników wody i faktur mogą być automatycznie analizowane w celu odczytania samej wartości liczbowej (stan licznika, kwota, data) — bez rozpoznawania twarzy, biometrii ani innych danych wrażliwych. Wynik jest zawsze weryfikowalny/poprawialny przez administratora.
Przesyłanie ogłoszeń, powiadomień o płatnościach, informacji o ważnych sprawach osiedla.
Przechowywanie faktur, umów, protokołów zebrań i innych dokumentów związanych z działalnością osiedla.
Wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących wspólnot mieszkaniowych.
Twoje dane nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim w celach marketingowych. Korzystamy wyłącznie z podmiotów niezbędnych do działania systemu (tzw. podmioty przetwarzające, Art. 28 RODO):
Serwer, na którym działa system oraz baza danych, znajduje się w Polsce (dostawca hostingu i domeny: lh.pl).
Zanonimizowana analityka ruchu na stronie — WYŁĄCZNIE po wyrażeniu zgody w bannerze cookies. Google LLC (USA) — transfer w oparciu o Data Privacy Framework / standardowe klauzule umowne UE.
Automatyczne odczytywanie wartości liczbowej ze zdjęć liczników wody i faktur (patrz „Cele przetwarzania"). Do Google LLC (USA) trafia wyłącznie treść zdjęcia w celu odczytu — bez dodatkowych danych osobowych; transfer w oparciu o Data Privacy Framework / standardowe klauzule umowne UE.
Przy dokumentach z kategorii, dla których administrator świadomie włączył tę funkcję, tekst wyekstrahowany z dokumentu (dane kontrahenta: nazwa firmy, numer dokumentu, data, kwota – NIE dane osobowe mieszkańców) jest przesyłany do Google Gemini w celu automatycznego rozpoznania pól formularza. Wynik jest wyłącznie propozycją do zatwierdzenia przez administratora – nigdy nie zapisuje się automatycznie. Podstawa: uzasadniony interes administratora (automatyzacja księgowości), analogicznie do już opisanego wykorzystania Google Cloud Vision.
Gdy korzystasz z asystenta czatu w bazie wiedzy, do Google Gemini trafia wyłącznie treść Twojego pytania oraz fragmenty bazy wiedzy (regulaminy, artykuły FAQ – treści wspólnotowe, nie osobiste), a nigdy dane osobowe – takie jak nazwisko, adres, numer konta czy kwota – nie trafiają do modelu. Pytania o dane własne (np. saldo płatności) są rozpoznawane wyłącznie jako etykieta intencji, a konkretną wartość dobiera i pokazuje Ci wyłącznie nasz system, bez udziału Google. Funkcja jest opcjonalna i włączana osobno dla całej wspólnoty przez administratora.
Wysyłka powiadomień i przypomnień (serwer SMTP dostawcy hostingu) — wyłącznie w celu doręczenia wiadomości.
Dostarczanie powiadomień Web Push odbywa się za pośrednictwem infrastruktury producenta Twojej przeglądarki (Google/Mozilla/Apple) — widzą oni wyłącznie zaszyfrowaną treść i adres punktu końcowego, niezbędne do doręczenia powiadomienia.
Gdy zgłoszenie usterki zostanie przypisane do zewnętrznego wykonawcy (w systemie oznaczanego jako firma serwisowa – np. hydraulik, elektryk, ekipa sprzątająca), otrzymuje on wyłącznie treść zgłoszenia i lokalizację usterki. Nie otrzymuje adresu e-mail ani innych danych kontaktowych mieszkańca – ewentualny kontakt odbywa się przez system, który samodzielnie kieruje wiadomość na zarejestrowany adres domu, bez ujawniania go firmie.
Część usług (Google) przetwarza dane na serwerach zlokalizowanych poza EOG (USA). Odbywa się to wyłącznie w oparciu o zatwierdzone przez Komisję Europejską mechanizmy zgodności — EU-US Data Privacy Framework i/lub standardowe klauzule umowne (SCC), zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych.
Okresy przechowywania wynikają z przyjętej Umowy Współwłaścicieli oraz przepisów Kodeksu Cywilnego dotyczących przedawnienia roszczeń.
| Kategoria danych | Okres przechowywania | Cel przechowywania |
|---|---|---|
| Dane kont użytkowników | Do czasu wyjścia ze współwłasności + 3 lata (bufor bezpieczeństwa) | Realizacja umowy o zarządzanie |
| Dokumentacja kosztowa (faktury) | 5 lat (wymóg podatkowy dla płatnika faktur) | Zabezpieczenie karno-skarbowe |
| Rozliczenia wpłat i salda | 3 lata (okres przedawnienia roszczeń okresowych - Art. 118 KC) | Obrona przed roszczeniami / windykacja |
| Decyzje i ustalenia współwłaścicieli | Bezterminowo (lub do czasu zmiany ustaleń) | Ciągłość zasad zarządzania |
| Odczyty liczników | 3 lata (podstawa rozliczeń okresowych) | Weryfikacja poprawności rozliczeń |
| Dane komunikacyjne | Do czasu zakończenia współwłasności lub zmiany danych | Bieżący kontakt (Umowa) |
| Historia zmian rekordów (audyt techniczny) | 3 lata | Rozliczalność i obrona przed roszczeniami (art. 5 ust. 2 RODO) |
| Log rozmów z asystentem i pytania do bazy wiedzy | Log rozmów z asystentem: 3 lata (usuwane automatycznie). Zgłoszenia „nie znalazłem odpowiedzi": bezterminowo, do czasu ręcznego oznaczenia jako obsłużone i ewentualnego usunięcia przez administratora | Doskonalenie bazy wiedzy, rozliczalność działania asystenta |
| Prywatne wiadomości między mieszkańcami (tablica sąsiedzka) | Bezterminowo. Dostępne wyłącznie dla dwóch stron rozmowy; administrator i moderator nie mają wglądu w treść. Wpisy tablicy wygasają po 30 dniach (domyślnie) i są usuwane 90 dni po wygaśnięciu, a wiadomości pozostają. Wpisy ukryte oraz oczekujące na moderację nie wygasają automatycznie i zostają do decyzji moderatora. | Kontakt między mieszkańcami bez ujawniania adresu e-mail i numeru telefonu |
| Koszty zarządu: rejestr pojazdów (w tym tablica rejestracyjna), trasy przejazdów i dokumenty kosztów | 5 lat | Rozliczenie kosztów poniesionych na rzecz wspólnoty i archiwizacja dokumentów Zarządu (zgodnie z umową o wspólnym zarządzaniu); dostęp wyłącznie dla zarządu |
Szczegółowe zarządzanie zgodami na cookies analityczne/reklamowe znajdziesz w bannerze/„Ustawieniach prywatności" dostępnych na dole każdej strony. Poniżej lista plików cookie używanych w systemie:
| Nazwa | Kategoria | Cel | Czas przechowywania |
|---|---|---|---|
luiza-bb-session |
Niezbędne | Utrzymanie sesji zalogowanego użytkownika | Do wylogowania / zamknięcia sesji |
XSRF-TOKEN |
Niezbędne | Ochrona przed atakami CSRF (bezpieczeństwo formularzy) | Do wylogowania / zamknięcia sesji |
consent_prefs_v2 |
Niezbędne | Zapamiętanie Twoich wyborów w bannerze zgód cookies | 180 dni |
_ga, _ga_* |
Analityczne (za zgodą) | Google Analytics — anonimowe statystyki odwiedzin | Do 14 miesięcy (ustawienie Google) |
Możesz żądać informacji o tym, jakie Twoje dane osobowe przetwarzamy oraz otrzymać ich kopię.
Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych.
Możesz żądać usunięcia swoich danych, jeśli nie ma już podstaw prawnych do ich przetwarzania. Prawo to nie obejmuje danych, które musimy zachować z uwagi na obowiązki prawne (np. 5 lat dla faktur — patrz „Czas przechowywania danych" powyżej). Prawo to nie obejmuje też historii zmian rekordów w okresie przedawnienia roszczeń - art. 17 ust. 3 lit. e RODO.
Możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.
Możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w określonych przypadkach.
Zgody wyrażone np. w bannerze cookies, przy rejestracji logowania biometrycznego lub włączeniu powiadomień push możesz wycofać w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec Ciebie skutki prawne w rozumieniu Art. 22 RODO. Rozliczenia (np. opłaty za wodę) są obliczane wg jawnego, z góry ustalonego wzoru na podstawie zgłoszonych/zweryfikowanych odczytów, a nie profilowania Twoich cech osobowych.
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z administratorem danych:
Wszystkie hasła są przechowywane w formie zaszyfrowanej (hash) i nie mogą być odczytane przez administratorów.
Komunikacja z systemem jest szyfrowana protokołem HTTPS, zapewniającym bezpieczeństwo przesyłanych danych.
Dostęp do danych mają tylko uprawnione osoby (administrator systemu, zarządca osiedla).
Regularne tworzenie kopii zapasowych chroni przed utratą danych w przypadku awarii.
System rejestruje ważne działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa i możliwości audytu.
System jest regularnie aktualizowany w celu usunięcia luk bezpieczeństwa.
Ariel Krawczyk
Zwierzyniecka 46C, 43-382 Bielsko-Biała
E-mail: admin@luizabb.pl
W przypadku naruszenia przepisów RODO możesz złożyć skargę do:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Tel: +48 22 531 03 00
E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Strona: uodo.gov.pl
Jeśli podejrzewasz naruszenie bezpieczeństwa Twoich danych lub masz wątpliwości dotyczące ich przetwarzania, niezwłocznie skontaktuj się z administratorem danych.
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności.
O wszelkich istotnych zmianach będziemy informować poprzez:
Data ostatniej aktualizacji: 12.07.2026